Dobra umowa polsko-niemiecka opisuje nie tylko cenę. Powinna umożliwiać wykazanie, co dokładnie miało być wykonane, kiedy nastąpił odbiór, jak strony komunikują zmiany i jakie prawo wybrały.
W umowie z niemieckim kontrahentem największą wartością nie jest rozbudowany język prawniczy, lecz przewidywalność wykonania. Każdy ważny etap powinien dać się odtworzyć z dokumentu, e-maila, protokołu albo systemu zgłoszeń.
Osiem punktów przed podpisaniem
| Punkt | Pytanie kontrolne |
|---|---|
| Zakres | Czy można jednoznacznie sprawdzić, co jest rezultatem? |
| Termin | Czy podano datę, etap i warunek rozpoczęcia? |
| Odbiór | Kto i jak potwierdzi wykonanie? |
| Cena | Czy określono walutę, VAT, zaliczkę i wymagalność? |
| Zmiany | Czy wiadomo, kto może zlecić zmianę i w jakiej formie? |
| Odpowiedzialność | Czy opis jest zrozumiały dla obu stron? |
| Prawo i sąd | Czy strony świadomie regulują te kwestie? |
| Język | Która wersja tekstu ma znaczenie przy rozbieżności? |
Prawo właściwe to nie ozdobna klauzula
W umowach transgranicznych wybór prawa bywa możliwy, ale jego zapis powinien współgrać z resztą kontraktu, w szczególności z dostawą, reklamacjami i rozstrzyganiem sporów. Rozporządzenie Rzym I tworzy unijne reguły dla zobowiązań umownych; nie oznacza to jednak, że jedna formuła pasuje do każdej relacji.
Protokół odbioru i ślad komunikacji
Jeżeli usługa, dostawa lub wdrożenie ma etapy, zaplanuj sposób odbioru przed rozpoczęciem pracy. Krótkie potwierdzenie zakresu, termin na uwagi oraz określenie osoby uprawnionej do odbioru są często bardziej użyteczne niż późniejsza wymiana ogólnych e-maili.
Lista dokumentów dla firmy
- projekt umowy i ogólne warunki kontrahenta;
- oferta, zamówienie i specyfikacja techniczna;
- korespondencja o zmianach;
- potwierdzenia dostawy, odbioru oraz płatności;
- informacja o dotychczasowych sporach lub reklamacjach.
W sprawach z niemieckim elementem sprawdź także usługę prawo cywilne i gospodarcze oraz prawo niemieckie.
Źródła i dalsza lektura
Rozporządzenie Rzym I — EUR-Lex.
Podsumowanie
Najczęstsze spory w relacjach B2B nie zaczynają się od złej woli, lecz od niejasnego zakresu, nieudokumentowanego odbioru i ogólnej klauzuli o prawie. Umowę warto czytać przez pryzmat przyszłego dowodu.
Najczęstsze pytania
Czy umowa musi być sporządzona w dwóch językach?
To zależy od relacji i ustaleń stron, ale warto jasno wskazać język wiążący przy rozbieżności.
Czy e-mail może potwierdzać zmianę umowy?
Znaczenie e-maila zależy od umowy, formy zastrzeżonej przez strony i okoliczności.
Czy wybór prawa rozwiązuje problem sądu?
Nie zawsze. Prawo właściwe i właściwość sądu to odrębne zagadnienia.